Help Desk ( Meja Bantuan )

Help Desk

Bertemu lagi bersama  saya wildan09 dan kali ini saya akan menjelaskan pada agan semua pengetahuan tentang Help Desk atau dalam bahasa indonesianya Meja Bantuan, yang dimana si Help Desk itu membantu user dalam memecahkan suatu masalah. Okeh sampai sini perbincanganya dan sekarang saya akan membahas Informasinya lebih mendalam di berbagai sumber.

Pengertian

    Meja bantuan adalah sumber daya yang dimaksudkan untuk memberi pelanggan atau pengguna akhir informasi dan dukungan yang terkait dengan produk dan layanan perusahaan atau institusi. Tujuan dari help desk biasanya untuk memecahkan masalah atau memberikan panduan tentang produk seperti komputer, peralatan elektronik, makanan, pakaian jadi, atau perangkat lunak. Perusahaan biasanya menyediakan bantuan kepada pelanggan mereka melalui berbagai saluran seperti nomor bebas pulsa, situs web, pesan instan, atau email. Ada juga help desk in-house yang dirancang untuk memberikan bantuan kepada karyawan.

( Sumber : https://en.wikipedia.org/wiki/Help_desk )

Helpdesk pada dasarnya adalah sebuah center point dimana masalah atau issue dilaporkan dan diatur secara terurut dan diorganisasikan. Dari perspektif umum, helpdesk merupakan bagian pelengkap dari sebuah fungsi pelayanan, dan bertanggung jawab sebagai sumber dari pemecahan masalah atau issue lainnya.

( Sumber : http://www.help-desk-world.com/help-desk.htm )

Helpdesk adalah sebuah departemen atau bagian dalam perusahaan yang melayani atau menanggapi pertanyaan teknis pengguna. Helpdesk digunakan untuk menjawab pertanyaan client. Pertanyaan dan jawaban dapat disampaikan melalui telepon,email, web atau fax. Bahkan ada software helpdesk yang membuat orang lebih mudah untuk menjalankan helpdesk dengan cepat untuk menemukan jawaban yang bersifat umum.

( Sumber : http://www.webpcwebipedia.com )

       Berdasarkan definisi di atas, Help Desk adalah bagian dari sebuah strukur program yang berfungsi menangani masalah dari user ataupun pelanggan untuk menyediakan sebuah solusi untuk sebuah persoalan yang di reques pada sistem Help Desk

Kelebihan

  Helpdesk memberikan pelayanan terbaik pada penggunanya serta dapat menurangi biaya. Hal ini dikarenakan berbagai keuntungan penggunaan helpdesk.

• Helpdesk dapat memberikan solusi atas pertanyaan – pertanyaan dalam kurun waktu singkat.
• Helpdesk dapat mengecek permasalahan yang ada dan mengatur pembagian staff.
• Helpdesk dapat meningkatkan efisiensi perusahaan dalam menangani pertanyaan dan keluhan pelanggan.
• Helpdesk dapat memberi laporan kerja perkembangan kinerja para staff dan pimpinan.
• Helpdesk dapat menangani pertanyaan dan keluhan yang sejenis karena pertanyaan dan keluhan dicatat.

Cara Kerja

Berikut adalah beberapa feature dari aplikasi Trelist Desk :

Account

   Acount yang tidak terbatas untuk kategori staff yang dapat merespon lampiran file berdasarkan basis pengetahuan yang telah diketahui sebelumnya (artikel, kategori, pencarian, dll) dan file tertentu pada “ Submit a ticket ”

Management penggunaan email

   Managemen pengguna email berdasarkan pada basis kesalahan email system.

Pembagian tiket berdasarkan departemen

  Dengan feature ini maka semua departement dapat menerima permintaan dukungan dan tidak tertutup untuk bagian IT saja. Misalnya departement Supply Chain Management yang menangani masalah inventaris barang dan sirkulasi barang dapat menggunakan aplikasi ini untuk menangani permintaan barang dari departement atau cabang kantor lain.

Prioritas tiket

   Tiket dapat dibuat dan diberikan prioritas apakah tiket tersebut bersifat penting atau biasa saja. Dengan demikian bagian yang menerima tiket dapat memberikan dukungan dengan tepat sesuai prioritas tingkat kepentingan.

Pengalihan tiket

   Tiket dapat dialihkan kepada staff tertentu sehingga tiket tersebut dapat ditangani oleh staff tersebut dan bertanggung jawab atas penyelesaian tiket tersebut.

RSS tiket

Agan dengan mudah membuat RSS feed pada tiket yang menjadi tanggung jawab agan. Dengan demikian agan dengan mudah mengecek apakah ada tiket baru yang ditujukan pada agan dengan cepat.

Multi language

   Secara default aplikasi ini memiliki tampilan dengan bahasa Inggris. Namun dengan mudah kita dapat menerjemahkan aplikasi ini ke bahasa lain yang kita inginkan. Cukup dengan mengisi terjemahan dari kalimat-kalimat yang digunakan dalam aplikasi.

Knowledge base

   Memiliki knowledge base atau basis pengetahuan yang terintegrasi. Hal ini memudahkan kita dalam mencari langkah penyelesaian sebelum memasukkan tiket. Dengan feature yang memberikan saran solusi yang tersedia sebelum kita memasukkan tiket akan membantu meningkatkan efisiensi kerja karena mengurangi frekuasi dalam menangani masalah yang sama.

Dan beberapa fitur, antara lain :

• Ticket departments
• Ticket priority levels
• Canned ticket replies
• Group permissions
• Ticket escalation
• Ticket assignment
• Rich text editor
• Helpdesk RSS feeds
• Ticket attachments
• Skin manager
• Language manager
• Manage articles and categories
• Article ratings and comments
• Smart display of KB articles during ticket submission
• Pipe support emails into your helpdesk
• Email notifications

Share this post